Hiện nay, Việt Nam là quốc gia có nền kinh tế đang phát triển và đã cam kết mở cửa thị trường theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia ký kết hoặc Việt Nam là thành viên.Tuy nhiên, vẫn còn nhiều hạn chế, vướng mắc về thủ tục và điều kiện đầu tư áp dụng với nhà đầu tư nước ngoài đầu tư vào Việt Nam.
Thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một phương án được nhiều nhà đầu tư nước ngoài lựa chọn trong giai đoạn đầu thâm nhập thị trường Việt Nam vì các thủ tục, quy trình thành lập đơn giản và nhanh chóng. Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc với khách hàng của thương nhân nước ngoài, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
Dưới đây là một số vấn đề Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần lưu ý trong quá trình hoạt động.
1. Tư cách pháp lý của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, được định nghĩa tại khoản 3 Điều 6 Luật Thương mại năm 2005 là “đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”
Về tư cách pháp lý của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định rõ, văn phòng đại điện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân. Do đó, văn phòng đại diện không được tham gia vào các quan hệ pháp luật với tư cách riêng (trừ một số trường hợp theo quy định của pháp luật) mà phải thông qua ủy quyền của thương nhân nước ngoài – một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân.
2. Quyền của Văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 17 Luật Thương mại năm 2005, chương III Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện có các quyền sau:
(1) Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
(2) Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
(3) Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định. Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
(4) Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
(5) Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
(6) Các quyền khác theo quy định của pháp luật.
3. Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 18 Luật Thương mại năm 2005, chương III Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện có các nghĩa vụ sau:
(1) Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
(2) Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép. Cụ thể:
i. Khuyến mại: không được thực hiện;
ii. Quảng cáo thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ quảng cáo thương mại để thực hiện hoạt động này;
iii.Trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ: văn phòng đại diện chỉ được trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ cho thương nhân mà mình đại diện tại trụ sở văn phòng đại diện. Ngoài trường hợp này thì văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ đê thực hiện hoạt động này;
iv. Hội chợ, triển lãm thương mại: văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện mà chỉ có thể ký hợp đồng (khi được thương nhân nước ngoài ủy quyền) với thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ, triển lãm thương mại.
(3) Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp:
i. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;
ii. Tuyển dụng lao động;
iii. Mở tài khoản tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.
(4) Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Văn phòng đại diện phải thực hiện các nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí sau:
i. Lệ phí môn bài;
ii. Thuế thu nhập cá nhân của Trưởng Văn phòng đại diện và người lao động của Văn phòng đại diện;
iii. Thuế giá trị gia tăng khi Văn phòng đại diện sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp Việt Nam khác (có hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo).
(5) Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo hoạt động về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công thương tỉnh, thành phố đặt văn phòng đại diện. Nội dung báo cáo theo mẫu BC-1 ban hành kèm theo theo Thông tư 11/2016/TT-BCT. Ngoài ra, khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì văn phòng đại diện có nghĩa vụ giải trình những vấn đề có liên quan.
(6) Mặt khác, với tư cách là người sử dụng lao động, Văn phòng đại diện phải nộp một số loại báo cáo định kỳ trong lĩnh vực lao động như sau:
i. Thông báo về số lao động làm việc và tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị: Thông báo trong vòng 30 ngày kể từ khi thành lập và trước ngày 03 hàng tháng cho Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở làm việc (khoản 1, khoản 2 Điều 16 Thông tư số 28/2015/TT-BLĐTBXH).
ii. Báo cáo sử dụng lao động định kỳ: Báo cáo định kỳ 06 tháng trước ngày 05 tháng 6; và Báo cáo hàng năm trước ngày 05 tháng 12 cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).
iii. Báo cáo về công tác an toàn, vệ sinh lao động: Báo cáo trước ngày 10 tháng 01 năm sau cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Y tế (khoản 2 Điều 10 Thông tư số 07/2016/TT-BLĐTBXH.).
iv. Báo cáo y tế lao động: Báo cáo 6 tháng đầu năm trước 05 tháng 7 hằng năm; và Báo cáo năm: trước 10 tháng 01 năm tiếp theo cho Trung tâm y tế huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi đặt trụ sở chính của cơ sở lao động; Đơn vị quản lý y tế bộ, ngành đối với trường hợp cơ sở lao động thuộc quyền quản lý của bộ, ngành (Điều 10 Thông tư số 19/2016/TT-BYT).
v. Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động: Báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 05 tháng 7 hằng năm; Báo cáo năm trước ngày 10 tháng 01 năm sau cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (khoản 1 Điều 24 Nghị định số 39/2016/NĐ-CP).
vi. Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp: Báo cáo trước ngày 15 tháng 01 hằng năm cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
(7) Viết hoặc gắn tên Văn phòng đại diện tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.
(8) Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật
4. Trưởng Văn phòng đại diện
Trưởng Văn phòng đại diện là người được thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để chịu trách nhiệm về hoạt động của Văn phòng đại diện. Người này có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Cần lưu ý rằng, căn cứ Khoản 6 Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Trưởng Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
(1) Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác;
(2) Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác; hoặc của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Trưởng Văn phòng đại diện chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về:
(1) Hoạt động của mình và Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
(2) Hoạt động của mình ngoài phạm vi được ủy quyền
Trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng đại diện. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên, Trưởng Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Nếu Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng Văn phòng đại diện.
5. Điều chỉnh, gia hạn, cấp lại, thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 15 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong những trường hợp sau:
(1) Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài
(2) Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện
(3) Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện
(4) Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện
(5) Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi nêu trên, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Hồ sơ, trình tự, thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 9 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thời hạn hoạt động của Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là 05 năm, kể từ ngày được cấp giấy phép và có thể gia hạn nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
Theo Điều 21 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi hết thời hạn quy định trong Giấy phép, trừ trường hợp có hành vi vi phạm thuộc các trường hợp bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn. Hồ sơ, trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 22, 23 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 18 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài làm thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong những trường hợp sau:
(1) Chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác.
(2) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bị mất, bị hủy hoại, bị hư hỏng hoặc bị tiêu hủy dưới mọi hình thức
Đối với trường hợp (1) nêu trên, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi, thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Đối với trường hợp (2) nêu trên, pháp luật hiện chưa có quy định về thời hạn thực hiện thủ tục. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp lại giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 19, 20 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP.
Thu hồi giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Theo Điều 44 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:
(1) Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép.
(2) Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp.
(3) Không gửi báo cáo theo quy định về những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản.
Trên đây là những vấn đề Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cần lưu ý trong quá trình hoạt động. Nhà nước Việt Nam luôn khuyến khích, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư nước ngoài đến tìm hiểu, nghiên cứu thị trường Việt Nam để đầu tư kinh doanh lâu dài tại Việt Nam. Tuy vậy, để tránh những rủi ro về pháp lý có thể xảy ra do sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa, môi trường, các nhà đầu tư nước ngoài cần tìm hiểu kỹ và tuân thủ các quy định mà pháp luật đặt ra khi đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
"Mọi trao đổi và thắc mắc vui lòng liên hệ cho công ty chúng tôi."
SDS CONSULTING CO.,LTD
DIRECTOR
TA HUONG LY
Trụ sở chính 